Elektronische sociale documenten: Doccle
De regelgeving laat toe om bepaalde sociale documenten elektronisch te versturen en te bewaren. Sodibe werkt hiervoor samen met Doccle, een innovatieve oplossing in de markt voor de distributie van loon- en HR-documenten. Dankzij Doccle kan u zo loonbrieven, individuele rekeningen en fiscale fiches elektronisch ter beschikking stellen van uw personeelsleden.
Het digitaliseren van uw loonadministratie biedt voordelen voor zowel u als werkgever, als voor uw medewerkers. U bespaart heel wat tijd en kosten. Bovendien hebben uw medewerkers hun loonbrieven altijd bij de hand!
Honderden bedrijven gebruiken Doccle voor hun administratie. En meer dan twee miljoen Belgen ontvangen hun administratie via het gratis online platform Doccle.
Hoe werken elektronische loonbrieven?
Digitale loonbrieven verstuurt u via Doccle, het online platform waarmee uw personeelsleden hun persoonlijke administratie kunnen beheren. Uw personeelsleden worden automatisch per e-mail of via melding in hun app op de hoogte gebracht wanneer een nieuw document beschikbaar is.
Hoe starten met elektronische loonbrieven via Doccle?
1) Informeren
Als eerste stap is het aan te raden om voorafgaandelijk de werknemers (of ondernemingsraad en/of de vakbondsafvaardiging indien deze aanwezig zijn) in te lichten en te raadplegen over het invoeren van de elektronische sociale documenten.
Geef ook alle actuele e-mailadressen van uw personeelsleden door, dit kan via EASY online of mail aan uw dossierbeheerder.
Uw personeelslid dient EASYDOC toe te voegen aan zijn/haar Doccle account om de loonbrieven digitaal te ontvangen. Uw personeelslid zal een e-mail ontvangen van Doccle om EASYDOC toe te voegen aan zijn/haar Doccle-account. Als het personeelslid nog geen Doccle-account heeft, kan dit makkelijk worden aangemaakt. Vervolgens zijn de loonbrieven beschikbaar in Doccle.
U kan volgende folder doorsturen naar uw werknemers om hen te informeren.
2) Wijziging arbeidsreglement
De volgende stap is een wijziging van het arbeidsreglement.
Het arbeidsreglement moet vermelden:
- de identiteit van de verlener van de elektronische archiveringsdienst;
- de wijze waarop de werknemers bij deze dienst toegang hebben tot de elektronische documenten, zowel tijdens de overeenkomst als na het beëindigen van de arbeidsrelatie.
Om deze nieuwe vermeldingen in het arbeidsreglement op te nemen, moet de normale procedure (zoals hieronder beschreven) voor het wijzigen van het reglement worden gevolgd.
- De werkgever moet zijn ontwerp door aanplakking ter kennis van de werknemers brengen. Elke werknemer kan bovendien een afschrift van de tekst van dat ontwerp ontvangen.
- Gedurende 15 dagen te rekenen vanaf de aanplakking, houdt de werkgever een register ter beschikking van de werknemers, waarin zij individueel of door toedoen van een personeelsafvaardiging of van de vakbondsafvaardiging, hun opmerkingen kunnen optekenen.
- Zodra die termijn is verstreken, zendt de werkgever het register ter inzage aan de inspectie (Toezicht Sociale Wetten). Dit kan via volgende link.
3) Akkoord werknemers
Aangezien het invoeren van het systeem van elektronische documenten berust op wederzijdse vrijwilligheid, is een akkoord van de werknemers onontbeerlijk. Wanneer de werknemer een verbinding maakt met de werkgever via Doccle wordt dit beschouwd als een akkoord. Eventueel kan (aanvullend) een afzonderlijk schriftelijk akkoord worden voorzien.
Voor werknemers die niet akkoord gaan zullen de betrokken sociale documenten nog steeds in papiervorm moeten afgeleverd worden.